• ГДЗ
• 1 Класс
  • Окружающий мир
• 2 Класс
  • Математика
  • Английский язык
  • Русский язык
  • Немецкий язык
  • Литература
  • Окружающий мир
• 3 Класс
  • Математика
  • Английский язык
  • Русский язык
  • Немецкий язык
  • Окружающий мир
• 4 Класс
  • Математика
  • Английский язык
  • Русский язык
  • Немецкий язык
  • Окружающий мир
• 5 Класс
  • Математика
  • Английский язык
  • Русский язык
  • Немецкий язык
  • Биология
  • История
  • География
  • Литература
  • Обществознание
  • Человек и мир
  • Технология
  • Естествознание
• 6 Класс
  • Математика

Одноразовый блокнот (OTP)

Таймер бесплатного задания — Clockify

Безумно простой таймер задач

Отслеживайте время из любого места

Запуск таймера одним щелчком мыши.Если вы забыли запустить таймер, вы можете добавить время вручную. Отслеживайте время в браузере или через расширение / компьютер / мобильное устройство.

Интегрируется с другими диспетчерами задач

Clockify интегрируется с более чем 50 инструментами управления проектами и задачами. Вы можете отслеживать время в Trello, Asana, Todoist, Jira и т. Д.

Посмотрите, куда идет время

Dashboard показывает, на какие задачи вы тратите больше всего времени.Он также может показать вам, над чем работает ваша команда.

Управляйте проектами и следите за их выполнением

Создавайте задачи и назначайте для них людей, чтобы они могли отслеживать время относительно них. Оцените, сколько времени должно занимать выполнение каждой задачи, и визуально проверьте прогресс.

Как отслеживать время, которое вы тратите на повседневные задачи

Настроить задачи и проекты

Создавайте задачи и задачи по проектам и классифицируйте проекты по клиентам.Затем все, что вам нужно сделать, это выбрать проект / задачу, написать необязательное описание того, что вы делаете, и запустить таймер.

Установите приложение и отслеживайте время, затраченное на выполнение задач

Вы можете отслеживать время онлайн в браузере, а также через настольное или мобильное приложение (iOS, Android, Mac, Windows, Linux). Помимо удобства, в приложениях есть полезные функции отслеживания времени, такие как напоминания, обнаружение простоя и многое другое.

Установить почасовые ставки

Установить почасовые ставки для проектов.Затем отметьте отслеживаемое время как оплачиваемое, и Clockify автоматически рассчитает оплачиваемую сумму.

Сравнить расчетное и реальное время

Установите оценки для проектов и задач, а затем посмотрите, сколько времени вы действительно тратите на действия.

Экспорт отчетов

Вы можете запустить онлайн-отчет и разбить данные учета рабочего времени, как вам нужно. Когда придет время, экспортируйте отчет в формате PDF, Excel или CSV или поделитесь ссылкой на отчет со своим клиентом.

Скачать образцы отчетов: PDF • CSV • Excel

Знайте, куда уходит каждая минута вашего времени

Clockify — это современный таймер задач, который работает на всех устройствах. Когда вы начнете отслеживать время с помощью Clockify, у вас будут реальные данные, которые точно покажут вам, куда идет ваше время.

Clockify может вам помочь:

• Определите потери времени и повысьте свою производительность
• Узнайте, сколько стоит ваше время, и повысьте рентабельность проекта
• Выставляйте счета клиентам быстро и точно
• Управляйте своим бизнесом лучше и будьте более организованными

Объяснение времени такта, времени цикла и времени выполнения (+ калькуляторы) — Clockify Blog

Takt Time, Cycle Time и Lead Time — важные показатели времени, используемые менеджерами компаний и заводов, чтобы помочь им:

• лучше понять, где делать улучшения в процессе производства продукции
• лучше понять, где можно улучшить использование ресурсов
• лучше понять, где улучшить рабочий процесс команды

Каждое из перечисленных измерений времени отличается от двух других.Тем не менее, люди часто путают эти три понятия.

Итак, что такое Takt Time?

Что такое время цикла?

Что такое время выполнения заказа?

Как мы их измеряем и рассчитываем?

А как они относятся друг к другу?

Вот все, что вам нужно знать, и полезные калькуляторы, которые вы можете использовать, чтобы легко рассчитать время такта, время цикла и время выполнения в Excel.

1. ВРЕМЯ ПРИНЯТИЯ

Что такое время такта?

Согласно определению Takt Time, Takt Time — это скорость «такта», с которой вам нужно работать и завершить производственный процесс, чтобы удовлетворить потребности клиентов.

Для иллюстрации рассмотрим примерный пример:

Если один клиент покупает 1 продукт каждые 2 часа, то у вас есть 2 часа, чтобы закончить 1 продукт — 2 часа — это ваше Takt Time . Соответственно, обработка 1 продукта каждые 2 часа — это ваша ставка такта .

Зная время такта, вы сможете оптимизировать производственный процесс таким образом, чтобы удовлетворить реальный потребительский спрос — если вы будете следовать ожидаемой скорости такта, вы не сможете производить меньше или больше продуктов, которые вам действительно нужны.

Takt Time возник в немецкой авиационной промышленности в конце 1930 года. Название этой концепции происходит от немецкого слова «takt», которое означает «удар», «ритм» или «пульс» — вся фраза произошла от немецкого языка. слово «Taktziel» (что буквально переводится как «Takt Time»). Компания Toyota взяла на вооружение концепцию, использовавшуюся в немецкой авиационной промышленности, и переработала ее в концепцию Takt Time, которую мы знаем и применяем сегодня.

Как рассчитать время такта?

Есть два важных компонента для расчета времени такта:

• Чистое производственное время (NPT)
• Ваш клиентский спрос

Чистое время производства (NPT) — это чистое время, которое ваша команда имеет в своем распоряжении для завершения продукта.Чтобы рассчитать NPT, вы можете вычесть время, которое ваша команда тратит на простои (обеденные перерывы, другие перерывы, встречи, техническое обслуживание оборудования …) из общего времени, которое ваша команда проводит на работе. Вот как обычно звучит формула.

Однако было бы быстрее, если бы вы отслеживали только время clean , которое вы тратите на производственный процесс. Вы можете использовать наш трекер времени Clockify, чтобы отслеживать чистое время производства продукта и отделить его от времени простоя. Теперь отслеживание времени, которое вы тратите на время простоя, может не иметь решающего значения для ваших расчетов Takt Time, но оно может быть полезно само по себе — вы можете обнаружить, что тратите много времени, которое вы могли бы использовать с большей пользой.

Ваш клиентский спрос — это количество продуктов, которые ваши клиенты покупают на регулярной основе. Обычно ваш клиентский спрос учитывается на ежедневной основе.

А вот формула:

Время такта = Чистое время производства / Спрос клиента

Теперь эта формула достаточно проста. Однако ваш расчет будет более сложным, если ваша компания производит несколько разных продуктов, каждая из которых соответствует своему потребительскому спросу. В таком случае вам придется разделить свой день на разные производственные процессы или создать отдельные команды для каждого типа продукта.

Пример времени такта (+ калькулятор времени такта в Excel)

Предположим, вы управляете фабрикой по производству оборванных кукол и хотите знать, как рассчитать время такта для команды №1, которая ежедневно занимается изготовлением куклы №1 (Джессика).

Скажите, что команде №1 необходимо собрать 55 кукол за 10-часовую смену — и ваши результаты отслеживания времени показывают, что вы тратите чистые 9 часов и 10 минут (550 минут) из этой 10-часовой смены на производство продукции:

Чистое время производства = 550 минут

Ежедневная потребность клиентов = 55 кукол

Время такта = Чистое время производства / Ежедневный спрос клиентов

Время такта = 550 минут / 55 кукол = 10 минут / кукла

Итак, согласно этому расчету, Команда №1 должна собрать одну Куклу №1 (Джессика) за 10 минут (600 секунд), чтобы удовлетворить Потребности клиентов.

Калькулятор времени такта в Excel — Вы можете использовать этот калькулятор для расчета ставки такта, с которой вам нужно работать, чтобы удовлетворить спрос клиентов.

🔽 Нажмите здесь, чтобы СКАЧАТЬ Калькулятор времени такта в Excel

2. ВРЕМЯ ЦИКЛА

Что такое время цикла?

Согласно определению «Время цикла», «Время цикла» — это время, которое требуется для завершения производственного процесса одного продукта от начала до конца.

Время цикла в зависимости от времени обработки

Чтобы лучше понять время цикла, лучше всего связать его со временем выполнения.

Время обработки — количество единиц, которые вы производите в производственном процессе в течение определенного периода времени .

В соответствии с этим, Время цикла — это среднее количество времени е, необходимое для производства одной единицы.

Например, в течение определенного периода времени (опять же, это ваше чистое время производства, и, скажем, оно равно 60 минутам) вы производите 6 единиц — 6 единиц за 60 минут, это ваше время обработки. Далее мы можем сделать вывод, что вам нужно 10 минут для производства одной единицы в течение этих 60 минут (6 X 10 = 60) — 10 минут на продукт, это ваше время цикла.

Как измерить время цикла?

Формула общего времени цикла учитывает ваше чистое время производства и количество единиц, которые вы производите за это время — все для того, чтобы выделить количество времени, которое вы действительно тратите на производство одной единицы .

Время цикла = Чистое время производства / Количество изготовленных единиц

Пример времени цикла (+ Калькулятор времени цикла в Excel)

Давайте еще раз рассмотрим пример фабрики кукол и посмотрим на время цикла для куклы №1 (Джессика).Возьмем то же чистое время производства и предположим, что за это время действительно сделано 45 кукол:

Чистое время производства = 550 минут

Количество изготовленных единиц = 45 кукол

(ежедневная потребность клиентов = 55 кукол)

Время цикла = Чистое время производства / Количество произведенных единиц

Время цикла = 550 минут / 45 кукол = 12,22 минут / кукла

Дальнейшие наблюдения об этом примере времени цикла

В настоящее время при времени цикла 12,22 минуты вы отстаете на 2,22 минуты для каждой куклы — учитывая, что ваше время цикла на больше, чем на , чем ваше время такта.

В конце концов, это дает вам 672,1 минуты, необходимой для удовлетворения потребительского спроса, а значит, вам не хватает примерно 2 часа 2 минуты каждый день ((672,1 — 550) / 60). Другими словами, в настоящее время вы отстаете от своего покупательского спроса на 10 кукол Джессики.

Тем не менее, наличие более короткого времени цикла , чем ваше время такта, также является проблемой. В этом случае вы, возможно, произведете на кукол больше, чем на кукол, чтобы удовлетворить спрос клиентов.

Например, предположим, что ваше время цикла составляет 7,34 минуты для каждой куклы, и вы поддерживаете этот цикл в течение ожидаемых 550 минут.

По прошествии всего 403,7 минут (7,34 X 55) вы удовлетворите свой ежедневный спрос клиентов. Если вы продолжите в том же темпе, вы в конечном итоге соберете около 75 кукол (550 / 7,34), что превзойдет ваш ежедневный потребительский спрос на 20. Итак, если вы продолжите работать в таком темпе, вы застрянете с еще 20 Джессикой. куклы в вашем хранилище каждый день.

В заключение, было бы идеально, если бы время такта и время цикла были равны.

Время такта и время цикла: как синхронизировать два

Чтобы удовлетворить потребности клиентов, вам необходимо внести некоторые изменения в свой рабочий процесс и настроить время цикла на идеальное время такта.

Используйте методы управления временем и повышения производительности, чтобы ускорить рабочий процесс и рассмотреть возможность найма большего числа сотрудников, чтобы лучше удовлетворять потребности клиентов.

Как было предложено ранее, вы также можете отслеживать время простоя как отдельный проект и анализировать, можете ли вы выделить часть из этого времени на производственный процесс.

Например, если вы тратите 50 минут на обычные ежедневные встречи, возможно, вы можете сократить их вдвое, а оставшиеся 25 минут посвятить производственному времени.

Калькулятор времени цикла в Excel — Вы можете использовать этот калькулятор для расчета времени цикла, чтобы сравнить его со временем такта и решить, правильно ли вы управляете производственным процессом.

🔽 Нажмите здесь, чтобы СКАЧАТЬ калькулятор времени цикла в Excel

3. ВРЕМЯ ВЫПОЛНЕНИЯ

Что такое время выполнения заказа?

Как правило, время выполнения — это задержка между запуском и завершением процесса. Когда дело доходит до точного определения времени выполнения заказа, есть несколько разных ответов, которые зависят от отрасли.

Наиболее заметно, что время выполнения заказа используется в производстве, управлении цепочками поставок и управления проектами:

• В производстве время выполнения включает время предварительной обработки (время, необходимое для составления планов и обработки документов), время обработки (время, необходимое для производства продукта) и время последующей обработки (время, необходимое для доставки продукта). товар заказчику).
• В управлении цепочкой поставок время выполнения включает время, которое проходит между моментом, когда вы размещаете заказ на поставку, до момента, когда поставка прибывает от поставщика.
• В управлении проектами время выполнения включает время, необходимое для выполнения набора задач в проекте. Он включает в себя зависимость между действиями и указывает на их совпадение.

Время выполнения заказа на производстве — это время выполнения заказа, связанное со временем такта и временем цикла, поэтому мы в основном сосредоточимся на нем. Но мы также проиллюстрируем время выполнения в управлении проектами и цепочкой поставок, чтобы объяснить различия между этими тремя основными типами времени выполнения.

Как измерить время выполнения заказа?

Как измерить время выполнения заказа (производство)

Чтобы измерить время выполнения заказа на производстве, вам необходимо учитывать время, которое вы тратите на предварительную обработку, обработку и постобработку.

Имейте в виду, что для большей ясности вы можете разбить свои действия по предварительной обработке, обработке и постобработке на еще меньшие единицы времени:

• Время выполнения заказа — время, которое проходит между получением заказа клиента и моментом его доставки.
• Время обработки заказа — время, которое проходит между моментом получения заказа и моментом создания официального запроса заказа на продажу.
• Время производственного цикла — время, которое проходит от запроса заказа на продажу до завершения производства.
• Время выполнения производства — время, которое проходит от начала физического производства до завершения производства.
• Время выполнения поставки — время, которое проходит от готового производства до доставки продукта клиенту.

Как вы, наверное, заметили, некоторые из этих сроков выполнения частично совпадают — и время выполнения заказа охватывает все этапы процесса. И вот окончательная формула:

Время выполнения (производство) = Время предварительной обработки + Время обработки + Время последующей обработки

Пример производственного времени выполнения заказа (+ калькулятор времени выполнения заказа в Excel)

Давайте посмотрим, как можно рассчитать время выполнения заказа для куклы №1 (Джессика).

Вам нужно будет подумать о времени предварительной обработки, обработки и постобработки, чтобы провести расчеты.

Скажите, что ваше время предварительной обработки включает в себя получение заказов, просмотр количества заказов на этот день и отправку запросов на продажу вашей производственной группе . Вы отслеживаете время на все эти действия и видите, что на выполнение каждого заказа уходит 10 минут. Грубо говоря, это время предварительной обработки включает время обработки заказа и время выполнения заказа на производство.

Время обработки — это время цикла, которое в идеале должно соответствовать времени такта. Вы поработали над настройкой своего рабочего процесса, и теперь ваши результаты учета рабочего времени показывают, что время обработки каждого продукта равно идеальным 10 минутам, которые вам нужны, чтобы закончить 55 продуктов в день.Грубо говоря, это время обработки включает время выполнения заказа и время выполнения заказа.

Допустим, вы каждый день доставляете кукол Джессики по домашним адресам клиентов. Грубо говоря, это время постобработки включает в себя время доставки, и на каждый продукт у вас уходит до 1 дня.

Время предварительной обработки = 10 минут

Время обработки = 10 минут

Время постобработки = 1 день (1440 минут)

Время выполнения (производство) = Время предварительной обработки + Время обработки + Время последующей обработки

Время выполнения (производство) = 10 минут + 10 минут + 1440 минут = 1460 минут

Итак, Срок изготовления куклы Джессика говорит о том, что покупатель может рассчитывать на получение куклы через 1460 минут с момента заказа.

Теперь, в зависимости от сложности вашего производственного процесса, а также от того, отправляете ли вы свою продукцию в отдаленные города или за границу, вы также можете рассчитывать время выполнения заказа в часах или днях.

Калькулятор времени выполнения заказа в Excel — Вы можете использовать этот калькулятор для расчета времени выполнения заказа, чтобы понять, сколько времени обычно требуется клиентам с момента заказа продукта.

🔽 Нажмите здесь, чтобы СКАЧАТЬ калькулятор времени выполнения заказа в Excel

Время выполнения и время цикла

Теперь, как упоминалось ранее, время выполнения заказа, используемое в производстве, представляет собой компонент времени, обычно связанный со временем такта и временем цикла.А именно, поскольку время выполнения включает время от заказа продукта до доставки продукта, оно также включает время цикла в качестве важного подкомпонента (время цикла = время обработки).

Калькулятор времени такта + времени цикла + времени выполнения — Вы можете использовать этот калькулятор для расчета времени такта, времени цикла и времени выполнения в одном месте, а затем делать выводы о процессах, связанных с вашим продуктом. Ваш цикл слишком длинный? Насколько реалистично ваше время такта? Достаточно ли короткое время выполнения заказа, чтобы удовлетворить ожидания клиентов? Узнай за пару кликов.

🔽 Нажмите здесь, чтобы загрузить калькулятор времени такта + времени цикла + времени выполнения

Как измерить время выполнения заказа (управление цепочкой поставок)

Время выполнения заказа в управлении поставками — это время, необходимое для закупки материалов, жизненно важных для производственных процессов.

С математической точки зрения, Время выполнения (управление цепочкой поставок) — это сумма задержки поставки и задержки повторного заказа , которая может произойти с момента заказа материалов до момента их получения от поставщика.

Задержка поставки включает количество времени, необходимое для пополнения ваших запасов поставщиками. Чтобы свести к минимуму задержку поставок, вам необходимо предвидеть количество материалов, которые будут израсходованы в производственном процессе в период с сегодняшнего дня до следующего пополнения.

Задержка повторного заказа — это время, которое должно пройти, прежде чем вы сможете разместить повторный заказ на поставку (это может произойти, потому что поставщик принимает повторные заказы на поставку только один раз в неделю или месяц).

А вот формула:

Время выполнения (управление цепочкой поставок) = Задержка поставки + Задержка повторного заказа

Управление цепочкой поставок Пример времени выполнения

Допустим, вы управляете рестораном и вам нужно регулярно доставлять свежие экзотические фрукты. Теперь вы можете делать повторные заказы на экзотические фрукты у своего поставщика только 1 числа каждого месяца.

Доставка каждой новой партии фруктов занимает 5 дней — это ваша задержка с поставкой.

Срок действия каждого нового заказа составляет 30 или 31 день.Предположим, что сейчас январь и у вас 31 день до следующего повторного заказа — 31 день — это задержка вашего повторного заказа.

Задержка поставки = 5 дней

День повторного заказа = 31 день

Время выполнения (управление цепочкой поставок) = Задержка поставки + Задержка повторного заказа

Время выполнения (управление цепочкой поставок) = 5 дней + 31 день = 3 6 дней

Это 36 дней времени выполнения заказа, чтобы у вас никогда не закончились свежие экзотические фрукты для вашего ресторана.

В зависимости от скорости вашего поставщика и политики повторного заказа (некоторые поставщики могут разрешать повторный заказ каждый день в определенное время), вы также можете считать задержку поставки и повторного заказа в часах.

Как измерить время выполнения заказа (управление проектом)

Чтобы завершить проект, вам, вероятно, потребуется выполнить набор связанных задач.

Иногда начало задачи 2 зависит от выполнения задачи 1.

Однако в других случаях начало задачи 2 будет происходить за до — конец задачи 1, так как обе они должны завершиться одновременно, и мы увидим перекрытие между двумя задачами — время, когда две задачи перекрываются — это время выполнения в управлении проектами.

Время выполнения (управление проектом) = время для задачи 1 — время для задачи 2

Управление проектом Пример времени выполнения

Допустим, вы хотите выполнить электромонтажные работы (задача 1, рассчитанная на 5 дней) и покрасить стены (задача 2, рассчитанная на 2 дня) в двух спальнях в вашем доме.

Вы проводите электромонтажные работы в одной спальне и заканчиваете их за 2 дня.

Когда вы переходите во вторую спальню для проведения электромонтажных работ, вы начинаете красить стены в первой комнате.

Время, которое вы тратите на электромонтажные работы во второй комнате и покраску стен в первой комнате, представляет собой перекрытие между двумя видами деятельности и является вашим временем выполнения заказа.

Задача 1 = 5 дней

Задача 2 = 2 дня

Время выполнения (управление проектом) = время для задачи 1 — время для задачи 2

Время выполнения (управление проектом) = 5 дней — 2 дня = 3 дня

В зависимости от общего времени, которое вам нужно для выполнения задач в ваших проектах, вы также можете считать время для ваших задач в минутах или часах.

Различия между тремя периодами выполнения заказа

Итак, хотя время выполнения заказа на производстве обычно напрямую связано со временем такта и временем цикла, здравый смысл предполагает, что вам нужно будет переупорядочить расходные материалы (возможно, ткань для ваших оборванных кукол), чтобы процесс производства продолжался. Более того, некоторые производственные задачи, скорее всего, будут перекрываться. Это означает, что время выполнения заказа в производстве, управление цепочкой поставок и управление проектами взаимосвязаны, по крайней мере, до некоторой степени.

Завершение…

Как видно из названий понятий, время такта, время цикла и время выполнения составляют около времени. Дней, часов, минут или секунд, не имеет значения. Важны скорость и качество. Быть достаточно быстрым и дотошным, чтобы удовлетворить потребности и ожидания клиентов. Поэтому обязательно проанализируйте, как вы проводите время на работе, и подумайте, как вы можете это улучшить. Вы можете либо ускорить свои рабочие процессы, либо сократить время, которое, как вы знаете, тратите впустую.Или сделайте и то, и другое и обеспечьте свой бизнес.

5 лучших приложений для учета рабочего времени в 2021 году

Когда вы находитесь в зоне и достаточно удачливы, чтобы испытать периоды максимальной производительности, последнее, что вам нужно сделать, это не забыть отслеживать свое рабочее время. Вот тут-то и приходит на помощь приложение для отслеживания времени. Вместо того, чтобы прерывать творческий процесс для отслеживания часов или полагаться на вашу память постфактум, приложение для отслеживания времени автоматически выполняет всю работу за вас.

Лучшие приложения для учета рабочего времени позволяют создавать точные счета для клиентов, видеть, сколько времени занимает выполнение различных задач, или помогают гарантировать, что выполнение проекта с фиксированной ставкой не требует больше денег, чем оно приносит.

Изучив более 40 инструментов, мы нашли пять лучших приложений для учета рабочего времени для фрилансеров и малого бизнеса.

Лучшие приложения для отслеживания времени

Что делает программное обеспечение для отслеживания времени отличным?

Отслеживание времени во время работы позволяет выставлять счета более точно, чем оценка этого времени после завершения задачи. Более высокая степень точности создает доверие и для ваших клиентов, но это также приносит пользу бизнесу. Когда вы знаете, как проводите свое время, вы можете анализировать его и в результате принимать более разумные бизнес-решения.

При оценке лучших приложений для отслеживания времени мы учитывали следующие критерии:

• Отслеживание в реальном времени . Практически все приложения для отслеживания времени позволяют отслеживать в режиме реального времени, то есть они дают вам текущие часы, которые вы запускаете при запуске задачи и можете приостанавливать или останавливать работу по завершении.

• Возможность редактировать отслеживаемое время или вручную добавлять временные блоки . Лучшие приложения позволяют вам корректировать время, отслеживаемое постфактум, например, если вы случайно оставили включенным таймер, когда собираетесь на обед.Вы должны иметь возможность редактировать журнал времени, чтобы вычесть сколько минут вы не работали. Вам также нужно приложение, которое позволяет вам вводить временной интервал постфактум, если вы вообще забудете запустить таймер. Например, если ваш телефон звонит, и вы переходите к 20-минутному консультационному разговору, вы можете не запускать таймер, но вы хотите регистрировать и выставлять счет за эти отработанные часы.

• Функции отчетности . Самые мощные приложения для отслеживания времени предлагают панели мониторинга и отчеты, которые позволяют разбивать время, потраченное на каждый проект, на человека или клиента, за день, неделю или месяц.

• Возможность создания накладной или экспорта данных . Как только вы суммируете все свое время, потраченное на работу, вы должны иметь возможность принимать меры. Все эти приложения позволяют либо автоматически создавать счета из данных учета рабочего времени, хранящихся в приложении, либо экспортировать эту информацию в файлы PDF, CSV или Google Таблицы, чтобы поделиться с нужными людьми.

Что не вошло в этот обзор

Здесь мы уделяем особое внимание приложениям для учета рабочего времени для фрилансеров и малого бизнеса.Мы не рассматриваем программное обеспечение для мониторинга сотрудников, которое часто включает в себя какой-либо тип учета рабочего времени. Инструменты мониторинга сотрудников лучше подходят для организаций, которым необходимо внимательно следить за тем, когда сотрудники приходят и уходят, и работают ли они, когда они говорят, что работают. Обычно это выходит за рамки возможностей фрилансера или малого бизнеса.

Кроме того, мы не включаем приложения для управления проектами, выставления счетов или бухгалтерского учета, которые поставляются с надстройкой или встроенным счетчиком времени. Хотя часы для отслеживания времени могут быть очень полезны в этих инструментах, мы предполагаем, что если это то, что вам нужно, вы, вероятно, покупаете более надежное решение.

Лучшее бесплатное приложение для отслеживания времени

Toggl Track (расширения для Android, iOS, Linux, macOS, Windows, Интернет и браузер)

Если вам нужно приложение для отслеживания времени, но вы не можете заплатить за него один, вы должны использовать Toggl Track . Инструмент отслеживания времени имеет обширный бесплатный уровень обслуживания, который дает вам доступ ко всем его приложениям (Android, iOS, Linux, macOS, Windows, Интернет и расширения для браузера) и включает все основные функции, которые вы ожидаете от отслеживания времени. приложение.

Toggl Track работает так легко, прежде всего потому, что не требует от вас многого, когда вы начинаете рассчитывать время задачи. Во многих приложениях для отслеживания времени вам необходимо ввести клиент, проект и задачу в свою учетную запись, прежде чем приложение позволит вам отслеживать время. Если вы этого не сделаете, вам придется на время отложить задачу и ввести их. С Toggl Track вы можете сразу отслеживать свое время и беспокоиться о деталях позже.

Кроме того, когда вы используете Toggl Track через расширение браузера Chrome или Firefox, кнопка таймера Toggl отображается практически во всех веб-приложениях, которые вы можете себе представить, от Google Docs и других приложений Google до Help Scout.Поскольку вы всегда видите кнопку Toggl Track во время работы, у вас постоянно появляется напоминание, чтобы отслеживать свое время.

Toggl Track имеет некоторые из наиболее подробных опций, которые я видел в приложении для отслеживания времени. Например, в расширении Toggl Track Chrome вы можете автоматически запускать и останавливать отслеживание времени в зависимости от того, открыт браузер или нет. Он также имеет отличное обнаружение простоя, что помогает поддерживать высокую точность ваших записей. Когда приложение обнаруживает, что ваш компьютер простаивает, но таймер все еще работает, оно предлагает способы исправить записанный отрезок времени.Таким образом, если вас прерывают во время работы и вас затягивает 20-минутный разговор, Toggl Track может вычеркнуть эти 20 минут из вашей записи. Toggl Track даже имеет настройку Pomodoro Technique, так что вы можете работать в течение определенного количества времени над проектом, который требует вашего внимания, а затем сделать небольшой перерыв, и все это с простыми напоминаниями, похожими на секундомер.

Для большей гибкости используйте интеграцию Toggl Track с Zapier для подключения Toggl Track к вашим любимым приложениям, таким как Google Calendar и Slack.

Toggle Track Стоимость: Бесплатно для пяти пользователей; 9 долларов США за пользователя в месяц при ежегодном выставлении счетов по плану Starter , который включает округление по времени, оплачиваемые ставки, сохраненные отчеты и многое другое.

Если вы ищете простое приложение для отслеживания времени без лишних наворотов, рассмотрите Clockify . Хотя бесплатный план не предлагает такой же уровень функциональности, как Toggl Track, он включает неограниченное отслеживание, неограниченное количество пользователей, неограниченное количество проектов и неограниченное количество отчетов — и все это бесплатно.

Лучшее приложение для учета рабочего времени для команд

Harvest (Android, iOS, macOS, Windows, Интернет, расширения браузера и другие веб-приложения через интеграцию)

Среди лучших приложений для отслеживания времени в целом, Harvest — лучший вариант для команд. Это отличный вариант и для индивидуальных предпринимателей, но он создан для того, чтобы справляться с совместной рабочей нагрузкой понятным и легким для понимания способом. Если отслеживание и организация рабочего времени команды не ваша сильная сторона, тогда Harvest — отличное приложение, которое поможет вам выполнить свою работу.

Каждый член вашей команды может установить и использовать любое количество экземпляров Harvest, включая настольное приложение, мобильное приложение и расширение для браузера. Приложения работают в автономном режиме, позволяя вам и вашим товарищам по команде записывать время выполнения задач, даже когда вы не в сети. Когда члены команды запускают свои личные хронометры, вся информация поступает в учетную запись администратора Harvest, где она представлена ​​как в сводке, так и в деталях. Harvest может автоматически напоминать членам команды об отправке расписаний, если хотите, а владелец бизнеса всегда может редактировать, просматривать и утверждать расписания команды.

Кроме того, Harvest интегрируется с длинным списком приложений. Некоторые из поддерживаемых приложений позволяют вам отслеживать свое рабочее время прямо из них (Asana, Basecamp, Slack, Trello и др.) И отправлять результаты в Harvest. Другие предназначены для выставления счетов и бухгалтерского учета, если вы решите не использовать собственные инструменты выставления счетов Harvest. Harvest также имеет собственное приложение для планирования работы сотрудников под названием Harvest Forecast (продается отдельно), которое тесно интегрировано с основным приложением.

Если вам нужно подключить Harvest к инструменту, который изначально не поддерживается, вы можете сделать свои собственные интеграции Harvest с помощью Zapier для подключения к таким приложениям, как Google Sheets и Dropbox.

Harvest Pricing: Бесплатно для одного пользователя и до двух активных проектов; 12 долларов США за пользователя в месяц для платного плана .

Ищете более надежные функции управления командой и проектами в дополнение к учету рабочего времени? Timeneye и TrackingTime предлагают все ожидаемые функции учета времени, а также возможности управления легкими проектами.

Лучшее приложение для отслеживания времени и управления доступностью команды

Everhour (Интернет, расширение браузера, iOS (бета) и в других веб-приложениях через интеграцию)

Everhour — легкое приложение для планирования который синхронизируется с приложениями для повышения производительности, которые вы, возможно, уже используете.Когда вы подключаете Everhour к поддерживаемому приложению, например Asana, все проекты, созданные в Asana, отображаются как проекты в Everhour. В результате вы можете начать работу с Everhour быстрее, чем с другими приложениями для отслеживания времени, потому что все детали вашего проекта автоматически заполняются в Everhour.

Аспект синхронизации идет еще дальше, добавляя кнопку таймера внутри веб-приложения по вашему выбору, позволяя запускать и останавливать запись времени из приложения. Например, в Asana вы увидите новую кнопку с параметрами «Время начала», «Добавить время», «Изменить время» и «Добавить оценку».Помимо Asana, Everhour также синхронизируется с Basecamp, Bitbucket, GitHub, Teamwork Projects, Trello и несколькими другими приложениями. Хотя синхронизация кнопки таймера из выбранного вами приложения — отличная функция, она не уникальна для Everhour.

При совместном использовании Everhour может отслеживать доступность сотрудников. Для каждого члена команды, включая вас, вы можете указать максимальное количество часов в день или неделю для работы над определенным проектом. Everhour также имеет возможность записывать запланированное свободное время.Затем вы можете посмотреть расписание команды, и вы увидите, что доступные часы (по дням) выделены зеленым, свободное время — серым, а сеансы, которые проходили во времени — красным.

Веб-таймер не работает в автономном режиме, что затрудняет отслеживание времени при определенных обстоятельствах. И хотя в Everhour есть встроенная система выставления счетов, она относительно легкая. Если вам нужна функция выставления счетов, вы захотите изучить ее интеграцию с более надежными приложениями для бухгалтерского учета, а именно FreshBooks, QuickBooks и Xero. Вы также можете изучить интеграцию Everhour с Zapier , чтобы связать Everhour с другими приложениями для повышения производительности, такими как Google Таблицы или Airtable.

Everhour Цена: Бесплатно для пяти пользователей, но без возможности интеграции с приложениями для управления проектами, такими как Asana, Trello или Basecamp; 5 долларов за пользователя в месяц при ежегодной оплате за базовый план , который требует минимум пяти пользователей и предлагает интеграции.

Лучшее приложение для отслеживания времени для другой визуализации времени

HourStack (Android, iOS, Интернет)

HourStack — это инструмент для совместной работы, который отличается от многих других приложений для отслеживания времени.Он представляет время в блоках или окнах, как если бы это рабочее время было событием в вашем календаре. Это не единственное приложение, которое распределяет ваше время таким образом (Timeneye тоже делает это), но оно уделяет больше внимания планированию вашего времени до того, как вы начнете работать, по сравнению с другими приложениями. Например, вы можете выделить в своем календаре временные промежутки для задач, над которыми вы собираетесь работать в конце недели. Вы можете указать, что, по вашему мнению, задача займет один час или что вы хотите потратить на нее не более часа.Как только вы запустите таймер, HourStack будет следить за часами, чтобы помочь вам оставаться в рамках установленных вами ожиданий.

Как и другие приложения для отслеживания времени, HourStack позволяет создавать проекты и задачи, которые можно визуализировать с помощью цветного кодирования. Кроме того, вы можете добавлять метки к типам задач, чтобы различать их, например, развитие бизнеса и общение. Вы также можете обозначить их цветом. (Параметры цвета для этикеток такие же, как и для проектов, однако это может сбивать с толку.)

Еще одна полезная функция — это ограничение по времени, которое вы можете установить для каждого дня. Допустим, вы хотите работать семь часов в пятницу. HourStack может предупредить вас, когда вы перейдете в сверхурочную работу, показывая общее время, отработанное за день, красным цветом в нижней части экрана и с помощью уведомлений из мобильного приложения.

HourStack интегрируется с несколькими инструментами повышения производительности, но у вас нет возможности запускать таймер из этих других приложений. Вместо этого вы можете синхронизировать задачи или записи календаря из одного приложения в HourStack, или экспортировать и импортировать наборы данных и т. Д.Варианты интеграции включают Asana, Bitbucket, GitHub, Google Calendar, Google Sheets, HubSpot, Microsoft Office 365, Slack, Todoist и Trello.

Если вам нужно подключиться к приложению, которое изначально не поддерживается, вы, вероятно, можете использовать Zapier, который позволяет создавать интеграции HourStack с широким спектром приложений и сервисов, таких как Gmail или Jira.

Стоимость HourStack: 5,60 долларов США в месяц за одного пользователя для персонального плана при ежегодной оплате; 12 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате за профессиональный план, который включает отчетность, разрешения пользователей и неограниченное количество гостей.

Лучшее приложение для отслеживания времени для уменьшения отвлекающих факторов

RescueTime (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, Chrome, Firefox, Brave)

RescueTime — это приложение для автоматического отслеживания времени с версией для практически любая платформа, которую вы можете захотеть. Чтобы начать использовать RescueTime, сначала установите на свой компьютер небольшое приложение для мониторинга. Это программное обеспечение работает в фоновом режиме для наблюдения за использованием вашего компьютера, которое затем отправляется на серверы RescueTime и представляется вам на веб-панели управления.

Поскольку RescueTime знает, какие приложения вы используете и как долго, нет необходимости вручную регистрировать часы работы (хотя приложение по-прежнему предоставляет эту возможность, если вам это нужно). Затем приложение попытается классифицировать ваши привычки на основе набора правил. Например, он классифицирует Facebook как «очень отвлекающий», а Evernote как «очень продуктивный».

Самый интересный набор функций RescueTime призван блокировать отвлекающие факторы. Он предлагает блокировщик веб-сайтов под названием FocusTime, который позволяет вам блокировать отвлекающие веб-сайты, когда вам нужно выполнить некоторую работу.Вы можете заблокировать определенные веб-сайты на основе категории (например, заблокировать сайты, отнесенные к категории «очень отвлекающие»), добавить исключения или автоматически запустить FocusTime с предупреждением, например, запуск FocusTime через 30 минут в социальных сетях или через десять часов общего времени, проведенного в журнале .

Если вы используете Google Calendar, Outlook или Office 365, вы можете автоматически планировать сеансы FocusTime, просто набрав «#focustime» в любом названии или описании события, и FocusTime автоматически заблокирует отвлекающие сайты.И это еще не все — есть также интеграция со Slack, которая автоматически обновляет ваш статус и настройки уведомлений в зависимости от того, над чем вы работаете, чтобы ваша команда знала, когда вы сосредоточены на глубокой работе.

Вы можете сделать еще больше с RescueTime, используя RescueTime’s Zapier Integrations , позволяя подключать RescueTime к таким приложениям, как Evernote и Trello.

RescueTime Pricing : Бесплатно для базового автоматического учета времени; 12 долларов США в месяц для плана Premium , , который включает отслеживание проектов и документов, отчеты о времени в автономном режиме и функции для блокировки отвлекающих факторов.

Этот пост был впервые опубликован в сентябре 2018 года, а последнее обновление — Эмили Эспозито.

8 проверенных временем методов управления задачами

Всегда в поисках более эффективного способа работы, я склонен изучать и писать о методах повышения производительности. Но это своего рода парадокс: я трачу больше времени на тестирование методов продуктивности и поиск лучшего приложения для дел, чем на решение задач из моего списка.

Я очень восхищаюсь людьми с противоположным подходом.Те люди, которые стараются определить, какой метод работает для них, а затем придерживаются его — не на недели или месяцы, а на годы.

С обсуждения этой темы на Reddit в качестве отправной точки я начал еще один исследовательский проект: поиск людей с проверенными временем методами повышения продуктивности. Что заставляет стратегию работать и как человеку удается придерживаться ее так долго?

Вот восемь долгосрочных тактик, выявленных в моем исследовании:

Примечание: Я попросил своих подписчиков в Твиттере связаться с ними, если они преуспеют в методе повышения продуктивности более года, и оба человека, которые достигли работать в Zapier.Тот факт, что они не знали, что это было исследование для сообщения Zapier, еще раз доказывает, насколько команда Zapier предана продуктивности и насколько они хороши, когда вам нужна их помощь.

Теги для задач с выделением времени

Это позволяет мне быть на 100% продуктивным, не думая: «Хорошо, что теперь?»

Пользователь Reddit Dzieciol, которого при обмене электронной почтой называли «Полом», полагается на приложение для повышения производительности GQueues, которое тесно связано с Gmail, Google Calendar и Google Drive.

Используя GQueues в качестве своего инструмента, Пол следует подходу Дэвида Аллена «Getting Things Done» (GTD), который включает использование почтового ящика для добавления задач, как только вы о них думаете, регулярную обработку почтового ящика и использование контекстных тегов для категоризации задач на основе как и где вы их будете делать.

Но он добавляет и свое чутье. Одно из дополнений, которое Пол сделал к методу GTD, — это дополнительный тег, указывающий, сколько времени должно занять задача. Он использует следующие теги: 15 минут, 30 минут, 1 час, 3 часа и 6 часов. По словам Пола, его метод, которым он пользуется около двух лет, «работает безупречно и позволяет мне работать более продуктивно, практически не тратя время впустую».

Помимо добавления тегов на отведенное время, метод Пола также включает теги контекста. У него есть теги для , когда что-то нужно сделать (сейчас, скоро, позже, когда-нибудь), , где это будет сделано (дом, офис, торговый центр), и , к кому это относится, если кто-то (один тег для каждому близкому сотруднику, по одному на каждого близкого члена семьи).

GQueues использует «очереди», которые работают как списки. Очереди Пола включают автоматические очереди:

Он также добавил пользовательские очереди:

Это много категоризации! Но вот в чем действительно проявляется этот метод. Все так тщательно распределено по категориям, что, когда Пол хочет выполнить некоторую работу, он может найти идеальную задачу для того контекста, в котором он находится. Как сказал Пол, он любит свою систему, потому что она «облегчает мою работу и жизнь. Она позволяет мне быть 100% продуктивность, не думая: «Хорошо, что теперь?» и моя эффективность значительно улучшилась.«

Например, когда кто-то входит в свой офис, Пол может быстро открыть все задачи, помеченные его именем, чтобы увидеть, что ему следует обсудить с ними. Вот еще один отличный сценарий, которым Пол поделился со мной в нашем интервью по электронной почте: Допустим, я только что закончил что-то делать, и сейчас 12:30. Я знаю, что у меня важный телефонный звонок в 13:15. Мне нужно 15 минут, чтобы подготовиться к звонку. Итак, у меня есть 30 минут. Использование тегов «как долго» Я просто щелкаю и перечисляю все задачи, которые ранее отмечены как 15 мин.

Ой, мне нужно вызвать сантехника, я забыл об этом. Выполнено. Что еще я могу сделать? Да, мне нужно купить эту вещь для моей машины на eBay… Хорошо, готово. Сейчас час, так что я могу начать готовиться к звонку, и я не терял времени зря.

Пол использует время простоя, когда он слишком устал, чтобы работать над чем-то другим, чтобы просмотреть свои задачи и убедиться, что все правильно распределено по категориям. По его словам, это происходит каждые несколько дней, без необходимости планировать конкретное время для проверки. Единственным исключением из этого правила является почтовый ящик, который Пол обрабатывает, как только у него появляется возможность после добавления чего-то нового — например, после завершения собрания он обрабатывает любые задачи, добавленные в почтовый ящик во время собрания.

Чтобы не отвлекаться от выполнения своих задач, Пол старается по возможности избегать жестких сроков выполнения. Использование таких тегов, как «сейчас» и «далее», помогает ему классифицировать задачи, не привязывая их к срокам выполнения, а регулярный анализ его задач гарантирует, что ничего не будет упущено из виду. Пол говорит, что это помогает ему избежать проблемы просроченных задач и пересмотра сроков выполнения.

«Что, если появится что-то более важное? У вас будет просроченное задание, и вам придется перенести его, что требует времени», — говорит он.«Если у вас есть список« сейчас », который всегда имеет приоритет над вашим« следующим »списком, вам нужно сосредоточиться только на одном списке за раз».

Начинайте каждый день с нового листа бумаги

Другой пользователь Reddit, Джастин Гессо, поделился интересным подходом к повышению производительности, основанным исключительно на ручке и бумаге. Он использует этот метод уже много лет и клянется им.

Список ежедневных дел выглядит следующим образом:

1. Возьмите лист бумаги и разделите его на три части сверху вниз.(Джастин рекомендует сделать это перед включением любых электронных устройств, чтобы вы могли сосредоточиться).

2. В верхнем разделе запишите три главные жизненные цели. Это не задачи на сегодня, но, как говорит Джастин, «вы не собираетесь их выполнять сегодня, но все равно запишите их. Это ваш компас».

3. В средней части напишите три основных задачи, которые вам нужно выполнить на этой неделе.

4. В нижнем разделе запишите свои задачи на сегодня.

По словам Джастина, этот процесс «прост, но безумно эффективен», и ежедневные задачи часто можно выполнить к 11 часам утра благодаря сосредоточенности, которая достигается при работе с страницей.

Джастин использует распечатку, которую вы можете бесплатно загрузить с Victory Coaches (в обмен на свой адрес электронной почты). Он распечатывает около 20 листов за раз, чтобы делать заметки на завтрашнем листе или листе на следующей неделе. Если вы используете обычный блокнот или бумажный ежедневник, вы можете просто использовать одну страницу в день, чтобы все они были вместе.

Этот метод работает хорошо, потому что он заставляет вас расставлять приоритеты. Джастин старается, чтобы его ежедневный список дел был коротким, а использование листа бумаги, естественно, ограничивает количество задач, которые он может добавить в этот список, поэтому он эффективен, но не перегружен.

Сосредоточьтесь на своей текущей задаче, укрываясь от других

Одна из самых обманчиво простых систем повышения производительности, обнаруженных в ходе исследования для этой статьи, — это тактика, использованная предпринимателем Невиллом Медхора. Его подход к продуктивности со временем изменился, развившись за четыре года, пока он придерживался этого.

Невилл использует один лист блокнота каждый день. Вы можете использовать обычный старый блокнот или любой лист бумаги формата A4.

1. Напишите дату вверху страницы.

2. Разделите страницу под датой на один узкий столбец в дальнем правом углу и большой столбец, занимающий остальную часть страницы. Боковой столбец должен быть тонким — около 1/5 ширины страницы подойдет, если только у вас нет крупного почерка.

3. В правом столбце напишите свои встречи и события на день вверху.Как только вы это сделаете, проведите линию под ним.

4. Разделите оставшуюся часть правого столбца на разделы для каждого часа рабочего дня. Если вы работаете с 10-6, вам понадобится 9 секций. Может быть, 10, если ты работаешь допоздна. Пронумеруйте каждый раздел часом, например 10, 11, 12, 1, 2 и так далее. В конце каждого часа заполняйте его поле (в 11 часов утра заполняйте поле 10 часов утра, потому что вы только что закончили этот час) заметками обо всем, что вы сделали. Это ваш список «сделанных» на день.

5. Напишите в основном столбце список задач на сегодня. Невилл всегда делает это накануне, поэтому ему не нужно думать об этом, когда он приступает к работе на следующий день.

6. Используйте лист бумаги, чтобы прикрыть каждую задачу в вашем списке, кроме верхней. Это позволяет вам сосредоточиться только на одной задаче за раз и помогает избежать перегрузки. Когда вы выполните первое задание, зачеркните его и переместите лист бумаги вниз, чтобы вы могли видеть только следующего задания.Остальное держите прикрытым. Невилл использует кусок ленты, чтобы удерживать этот лишний лист бумаги на месте.

7. Проведите линию в нижней части страницы, оставив всего несколько строк под ней. Когда ваш день закончится, напишите краткое изложение того, как он прошел. Невилл хранит свои заполненные списки дел в папке, чтобы он мог подумать над ними позже. Если вы не хотите их хранить, вы можете счесть краткое содержание ненужным.

Спустя четыре года Невилл все еще использует этот метод повышения производительности.Вы можете увидеть в видео в его блоге, что в его папке есть заполненные списки за годы. Хотя он придумал большую часть этой системы в 2008 году, лист бумаги, охватывающий все задачи, кроме одной, прибыл только в 2009 году. Невилл описывает свой первый тест с добавлением небольшой дополнительной детали:

«К концу того дня я медленно вниз только для того, чтобы показать, что я выполнил все задачи, которые поставил накануне! Это было прекрасное чувство — выполнить всю работу так быстро и легко », — говорит он.«С тех пор я использую этот небольшой трюк, чтобы помочь мне составлять списки дел, и он по-прежнему отлично работает».

Сопоставьте долгосрочные и краткосрочные цели

Пользователь Reddit AlbertoFEM использует Evernote для своего подхода к управлению задачами. Он ведет три записи, которые помогают ему оставаться организованным:

• Годовые вехи : заметка, в которой перечислены вещи, которые он хочет улучшить или сделать в течение года. Подобно началу метода Джастина с ручкой и бумагой, этот начинается с высокоуровневых целей или задач с целью оставаться на верном пути в течение длительного периода.

• Вехи месяца : примечание, в котором перечислены дела, которые нужно сделать в течение текущего календарного месяца. AlbertoFEM создает эту заметку в начале каждого нового месяца, просматривая свой список «Годовые вехи», чтобы найти шаги, которые он может предпринять в этом месяце, чтобы приблизиться к достижению этих годовых целей.

• Еженедельные задачи : заметка, содержащая задачи, которые необходимо выполнить на этой неделе. Они разделены по категориям, и каждая включает приблизительную оценку того, сколько времени это займет.Как и Пол, AlbertoFEM обнаружил, что планирование задач на неделю без определенного срока для каждой из них сделало его более продуктивным. «Я буду делать все, что захочу, но всегда из списка на неделю», — говорит он. «В конце я пересмотрю список и на следующей неделе перейду к тем задачам, которые не выполнил».

В своем комментарии на Reddit AlbertoFEM делится прощальным советом для тех, кто может сам попробовать этот метод. «Конечно, очень важно знать свои ограничения, чтобы внести в список разумное количество задач, которые вы действительно будете выполнять, но этот навык требует времени», — пишет он.«Я использую этот метод довольно долгое время с отличными результатами».

Используйте Markdown

Пользователь Reddit Romabit поделился методом повышения производительности, основанным на Cheddar, приложении для управления задачами, которое изначально ограничивало бесплатных пользователей двумя списками. Хотя приложение с тех пор расширило это предложение, разрешив неограниченное количество списков в бесплатном плане, Romabit придерживался двух списков почти три года.

Благодаря поддержке Cheddar Markdown, типа языка разметки, пользователи приложения могут добавлять встроенные хэштеги, как в Twitter, так что вы можете организовывать свои задачи с помощью тегов, а также списков.Romabit использует хэштеги Cheddar в качестве контекстных тегов, таких как «дом» или «онлайн», поэтому отображаются только соответствующие задачи в зависимости от текущего контекста.

Romabit использует хэштеги для пометки рабочих задач с указанием номера проекта, клиента и дат, чтобы их было легко найти. Cheddar также сохраняет все выполненные задачи для пользователей, создавая архив прошлой работы с возможностью поиска.

Проведя годы, пробуя другие приложения для выполнения задач, включая Todoist, Wunderlist, Google Tasks и iOS Reminders, Ромабит говорит, что он «никогда не вернется к этим более структурированным системам», которым не хватает «гибкости и простоты использования» Чеддер.Возможность создавать и форматировать задачи, используя только текст, стала для Romabit успешной тактикой повышения производительности.

«Это позволяет мне использовать технологию так, как я хочу, и создает полезную базу данных моих задач и проектов», — говорит он.

Объедините гибкие инструменты

Пользователь Reddit Paul_Caspian уже более двух лет использует метод, включающий Trello — приложение для управления задачами и проектами с использованием канбан-борд, а также приложение Pocket для чтения позже, после того как опробовал десятки систем повышения производительности.

Доска Trello Paul_Caspian включает следующие списки:

• Входящие (задачи без категорий)

• Сегодня

• На этой неделе

• В этом месяце

• Следующие действия (связанные с бизнесом)

Следующие действия (личные)

• Ожидание (все, что делегировано или заблокировано кем-то другим)

• В этом году / Когда-нибудь / Может быть

Для повторяющихся задач он вручную обновляет дату выполнения в карточке задачи и перемещает его в соответствующий столбец.Например, когда он заполняет ежемесячно повторяющийся элемент в своем списке «Сегодня», он обновляет дату выполнения и перемещает его в свой список «Этот месяц».

Поскольку Trello можно настраивать, Paul_Caspian нашел для него и другие умные применения. У него есть доска под названием «Справка», в которой есть списки, в которых он хранит важную информацию, такую ​​как номера телефонов или даты, которые ему нужно запомнить. Он также создает новые доски для каждого крупного проекта, над которым работает. Например, он создал доску, чтобы отслеживать все задачи, связанные с его недавней иммиграцией в США.S.

«У меня была одна доска для всех административных дел и документов для Зеленой карты, другая — для всего планирования, которое нам нужно было сделать для переезда за границу, третья — для сбора важной информации. Благодаря этому все прошло очень гладко», — сказал он. говорит.

Второе приложение в настройке Paul_Caspian — Pocket. Он использует его как инструмент закладок, чтобы заполнить пробелы, где Trello не идеально подходит.

«Единственное, что Trello не делает блестяще, — это хранить большие фрагменты информации, такие как веб-страницы, письма, электронные таблицы и т. Д., — говорит он.

Paul_Caspian сохраняет веб-страницы в своей учетной записи Pocket и полагается на свою «отличную систему тегов и поиска», чтобы найти то, что ему понадобится позже.

После перехода между разными системами в прошлом Paul_Caspian создал метод с Trello и Pocket, который идеально подходит его личному рабочему процессу. «Я признаю, что он не слишком структурирован, — сказал он, — но он действительно работает для меня».

Совет: Используйте Zapier для автоматизации создания еженедельных Карты Trello и подключите свой Pocket к Trello.

Пони и плати за надежный инструмент

Мэтью Гуай из Zapier использует OmniFocus, приложение с полным набором функций и ценой от 19,99 долларов, чтобы оставаться продуктивным. С небольшими корректировками, используя несколько приложений, прежде чем наконец попасть в OmniFocus, он успешно использует этот метод около восьми лет — одна из самых продолжительных полос, с которыми я столкнулся в своем исследовании.

OmniFocus Мэтта настроен с проектами для работы, его веб-сайтом и личными задачами. Он также использует встроенные контекстные теги для категоризации задач в зависимости от их назначения (например,грамм. написание, финансы, редактирование и т. д.). Мэтт считает эти метки особенно полезными при поиске работы, соответствующей его настроению; например, «лучше не писать, если у вас писательский упадок», — говорит он.

Один из умных уловок Мэтта — добавить сроки выполнения за пару дней до того, как задачи станут на самом деле , поэтому он получает небольшой буфер, стремясь выполнить задачи немного раньше. Мэтт также использует комментарии к задачам, чтобы оставлять себе подробные заметки о предстоящих задачах со ссылками на документы Google Docs и заметки Evernote, содержащие соответствующую информацию.

Чтобы не отставать от своей команды, Мэтт использует интеграции Zapier для автоматического добавления новых задач в свой почтовый ящик OmniFocus всякий раз, когда ему назначается новая карточка Trello или когда он отмечает сообщение в Slack. Это означает, что он может работать с OmniFocus с уверенностью, что он не пропустит ничего, что команда ожидает от него.

Вторая часть настройки Мэтта — это текстовый список дел. Используя обычный текстовый файл в iA Writer или приложение для набросков, такое как OmniOutliner, Мэтт составляет простые списки целей, над которыми он может работать, чтобы оставаться сосредоточенным, не отвлекаясь от всех других предстоящих задач.

Регулярно размышляйте о выполненных задачах

Натаниэль Элиасон, еще один член маркетинговой команды Zapier, сохраняет продуктивность, разделяя доску Trello на ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели.

Работая с этой доски Trello, Натаниэль архивирует любые мелкие задачи, которые он выполняет, и перемещает более крупные достижения в список «Еженедельные достижения». Есть еще один список, называемый «Бэклог», в котором есть все, что ему нужно, что не срочно.

Натаниэль использует встроенные в Trello ярлыки для цветовой маркировки своих больших проектов.У него есть свой цвет для своих личных задач, один для работы в Zapier, один для его блога и другие цвета для каждого текущего проекта, над которым он работает.

Натаниэль регулярно планирует свои цели. Его ежемесячные цели исходят из больших задач, которые ему нужно выполнить для каждого крупного проекта, и каждое воскресенье вечером он выбирает цели на предстоящую неделю, чтобы помочь ему выполнить эти ежемесячные задачи. Каждое утро Натаниэлю предстоит еще одно занятие по планированию своих повседневных целей.

Последний раздел метода Натаниэля — это еженедельное размышление для обобщения того, чего он достиг.Используя автоматизацию Zapier, которая еженедельно создает новую карточку Evernote, Натаниэль регулярно обращается к трем направлениям.

• Выделите достижения : большие задачи, которые были выполнены в течение недели.

• Цель самосовершенствования на следующей неделе : Обычно такие вещи, как «медитируйте еще один день» или «Никаких углеводов, кроме обеда», на которых нужно сосредоточиться на следующей неделе.

• Другие важные события, которые произошли : Общие жизненные события, которые нужно помнить.

Каждый месяц Натаниэль проходит через аналогичный процесс своего ежемесячного размышления, во время которого он ставит цели на месяц вперед.

Придерживайтесь метода повышения производительности

Если вы хоть немного похожи на меня, вы, вероятно, не можете себе представить, чтобы придерживаться одного и того же метода повышения производительности более года, не говоря уже о нескольких! Но я восхищаюсь стойкостью каждого человека, упомянутого выше: они полагаются на свою собственную стратегию и постоянно совершенствуют ее, чтобы оставаться организованными.Вместо того, чтобы попасть в ловушку траты времени на поиск лучшей системы, они придерживаются того, что работает.

Я хотел бы иметь такую ​​уверенность, и, основываясь на том, сколько из этих людей начинали пробовать несколько разных методов, прежде чем найти тот, который им подходит, я хотел бы думать, что это возможно. А пока я продолжу исследовать и буду утешаться советами Невилла по списку.

«Найдите свой собственный путь и попробуйте множество различных методов. Большинство методов работают очень хорошо в течение примерно двух недель, а затем перестают действовать», — говорит он.«Ваша работа и обязательства, скорее всего, сильно отличаются от чьих-либо еще, поэтому придумайте свой собственный стиль списка дел».

Есть ли у вас проверенный метод повышения производительности, на который вы полагаетесь? Если так, я бы хотел услышать об этом в комментариях.

Кредиты: Песочные часы, фото любезно предоставлено Юдит Кляйн . Список дел Невилла Медхоры любезно предоставлен Невилл Медхора . Скриншот Cheddar предоставлен Птицы в блоге .

Полное руководство по учету времени

Параметры счетчика времени

Если вы решили загрузить систему учета времени, даже самый обычный поиск в Google покажет вам множество вариантов. Вот подробное сравнение.

10 000 форинтов: чтобы ввести время безболезненно, в табели учета рабочего времени ваших сотрудников заранее указаны часы, которые вы им назначили. Конечно, они могут изменять свои часы в зависимости от того, сколько они фактически отработали.

AceProject: это бесплатное веб-приложение позволяет отслеживать время с помощью таймера или добавлять его вручную.Ваши отчеты могут преобразовывать зарегистрированное время в расписания для утверждения.

Active Collab. Поскольку Active Collab позволяет вам устанавливать почасовые ставки для каждого проекта и добавлять записи о времени во время работы, это хороший вариант для фрилансеров.

Attainr: используйте это приложение для персонального учета рабочего времени, чтобы получить красивую визуализацию данных о том, как вы проводите свое рабочее время.

Кэшборд: это приложение предлагает несколько способов структурирования ваших расписаний, от ежедневных и еженедельных версий до параметров проекта и электронных таблиц.

Ceiton: Если вы ищете корпоративное решение, надежный набор функций и надежность Ceiton сделают его достойным внимания.

Chrometa: Как обсуждалось ранее, Chrometa непрерывно отслеживает ваше цифровое время.

Clarizen: Наряду с обширным списком функций управления проектами, Clarizen предоставляет табели учета рабочего времени, счета-фактуры и аналитику рабочего времени.

ClickTime: упростите для ваших сотрудников представление данных о часах и расходах, а вам — их оплату.

DeskTime: всегда в пути? Это приложение для автоматического учета рабочего времени доступно как на вашем компьютере, так и на телефоне.

Eylean Board: Scrum-команды оценят этот выбор. Он в основном используется для организации ваших проектов с помощью досок и задач в стиле Канбан, но также предлагает таймер, который вы можете прикрепить к определенным карточкам.

Fanurio: Это приложение (предназначенное для фрилансеров) предлагает множество настроек. К сожалению, интерфейс выглядит так, как будто он появился в 1999 году.

Freckle: Он легкий, гибкий и дружелюбный — хотя и не идеален для менеджеров, он определенно может работать для плоских команд!

Freshbooks: отдельные фрилансеры или небольшие команды могут использовать этот инструмент для отслеживания своего времени, отправки счетов, представления расходов, создания отчетов и получения платежей.

Ганттика: вы хороший кандидат для этого инструмента, если вам нужна помощь в распределении рабочей нагрузки вашей команды. Получите мгновенный обзор того, кто перегружен задачами, кто не успевает, а кто не используется.

Grindstone: с настраиваемыми тарифами, простым в использовании таймером и удобными функциями отчетности мы рекомендуем Grindstone для индивидуальных сотрудников, которые взимают почасовую оплату.

Group Office: если вам нужна поддержка при установке, запуске или устранении неполадок CRM, не загружайте эту корпоративную CRM с открытым исходным кодом.Но если вы можете справиться со всем самостоятельно, это бесплатно (и среди множества функций он обеспечивает отслеживание рабочего времени и выставление счетов).

Harvest: Простой онлайн-учет рабочего времени и отчетность для предприятий.

Hiveage: используйте это бесплатное приложение, чтобы записывать расходы, составлять табели учета рабочего времени и даже следить за своими счетами.

Hubstaff: с нашим приложением для отслеживания рабочего времени вы можете быть полностью уверены в себе и расписании вашего сотрудника, потому что наше легкое настольное приложение записывает активность клавиатуры и мыши и делает случайные снимки экрана.Это только малая часть — ознакомьтесь со всеми функциями Hubstaff.

Клок: Вы можете использовать Клок индивидуально. Или вы можете загрузить Klok Teamwork Console, чтобы централизовать данные и файлы вашей команды.

LessTimeSpent: откройте проект, запустите таймер, завершите таймер. Это все, что вы можете делать с этим приложением, поэтому оно подходит для других и слишком ограничено для некоторых.

Paydirt: Это приложение имеет встроенный таймер. Международные фрилансеры, консультанты и небольшие команды получат выгоду от возможности отправлять счета на 17 различных языках и в 49 валютах.

Paymo: с помощью этого приложения ваши сотрудники могут отслеживать время на своем телефоне или компьютере; Кроме того, вы можете создавать отчеты и счета.

TimeTiger: этот веб-трекер времени получает очки за количество функций, но ориентироваться в его неуклюжем интерфейсе совсем не весело.

Toggl: с минимальным интерфейсом и набором функций, Toggl — хороший выбор для всех, кто хочет погрузиться в соло-отслеживание времени.

Wrike: Хотя это приложение для управления проектами не предназначено для отслеживания времени, оно позволяет записывать, сколько часов или минут вы потратили на отдельные задачи.

Xpert-Timer: это плавающее настольное приложение предлагает автоматический и ручной учет времени, а также возможность отслеживать как задачи, так и подзадачи.

Zoho: Утвердите табели учета рабочего времени своих сотрудников и создавайте отчеты для клиентов.

Внедрение системы учета рабочего времени

Использование в вашей организации системы учета рабочего времени дает немедленные преимущества.

1. Простое знание того, что вы отслеживаете свое время, снижает вероятность того, что вы потратите его зря, как обнаружил один автор Slate
2. Тот же эффект применим и к вашим сотрудникам: попросив их записывать свое время, вы побудите их тратить их время лучше